Projektentwickler einstellen: Angebots-Checkliste für Arbeitgeber

1. Die Rolle mit einem Projektmandat beschreiben

Beginnen Sie nicht mit der Stellenbezeichnung, sondern mit den Vorhaben, die die Person übernehmen soll. Benennen Sie Projektart, Region, Phase und den erwarteten Beitrag in den ersten Monaten. Trennen Sie sicher zugesagte Projekte von einer möglichen späteren Pipeline.

Das Briefing sollte auch zeigen, wo die Verantwortung beginnt und endet. So kann der Kandidat einschätzen, ob die Rolle hauptsächlich analysiert, koordiniert, entscheidet oder ein Projekt bis zur Übergabe steuert.

• Welche ein bis drei Projekte oder Projektphasen gehören zum Startmandat?
• Welche Ergebnisse werden in den ersten 90 Tagen erwartet?
• Welche Aufgaben bleiben bei Akquisition, Asset Management, Planung oder Geschäftsführung?
• Welche Annahmen sind noch offen und dürfen nicht als Zusage dargestellt werden?

2. Entscheidungsspielraum und Schnittstellen klären

Projektentwickler arbeiten zwischen Grundstück, Nutzungskonzept, Planung, Wirtschaftlichkeit, Behörden und internen Gremien. Das Angebot sollte deshalb nicht nur Aufgaben aufzählen, sondern Entscheidungswege sichtbar machen.

Definieren Sie, welche Entscheidungen die Person vorbereitet, welche sie selbst treffen kann und welche eine Freigabe benötigen. Benennen Sie außerdem Berichtslinie, Projektteam und die wichtigsten internen sowie externen Partner.

• Budget- und Unterschriftsgrenzen sowie erforderliche Freigaben.
• Verantwortung für Machbarkeit, Wirtschaftlichkeit und Projektberichte.
• Führung ohne oder mit disziplinarischer Verantwortung.
• Zusammenarbeit mit Planung, Bau, Vermarktung, Finanzierung und externen Beratern.
• Eskalationsweg bei Zielkonflikten zwischen Kosten, Termin, Qualität und Nutzung.

3. Arbeitsbedingungen vollständig abstimmen

Klären Sie die praktischen Bedingungen intern, bevor das Angebot ausgesprochen wird. Dazu gehören Vergütung, möglicher Bonus, Arbeitsort, Präsenz, Reisen, Arbeitszeit, Urlaub, Eintrittstermin und Probezeit. Wenn ein Bestandteil noch nicht entschieden ist, kennzeichnen Sie ihn offen statt eine unverbindliche Erwartung entstehen zu lassen.

Für projektbezogene Rollen sollten Arbeitgeber außerdem erklären, wie häufig Baustellen, Behörden, Partner oder andere Standorte besucht werden und welche Mobilitätsregelungen gelten. Der Umfang muss zur tatsächlichen Rolle passen und darf nicht erst nach der Zusage sichtbar werden.

• Fixvergütung und getrennt dargestellte variable Bestandteile.
• Arbeitsort, mobiles Arbeiten und erwartete Präsenz an Projektstandorten.
• Reisegebiet, Häufigkeit und verfügbare Mobilitätsregelungen.
• Arbeitszeit, Urlaub, Probezeit und gewünschter Eintrittstermin.
• Befristung, falls vorgesehen, sowie alle noch offenen Genehmigungen.

4. Deutschland und Schweiz: Pflichtangaben nicht mit dem Recruiting-Briefing verwechseln

Das Angebotsbriefing ersetzt keinen rechtlich geprüften Arbeitsvertrag und keinen vorgeschriebenen Nachweis. In Deutschland nennt das Nachweisgesetz unter anderem Vertragsparteien, Beginn, Arbeitsort, Tätigkeitsbeschreibung, Probezeit, Vergütung, Arbeitszeit, Urlaub und das Kündigungsverfahren als nachzuweisende wesentliche Bedingungen. Fristen und Formanforderungen müssen für den konkreten Fall geprüft werden.

In der Schweiz verpflichtet Artikel 330b des Obligationenrechts Arbeitgeber bei unbefristeten oder länger als einen Monat dauernden Arbeitsverhältnissen zur schriftlichen Information über Vertragsparteien, Beginn, Funktion, Lohn und Lohnzuschläge sowie wöchentliche Arbeitszeit, spätestens einen Monat nach Beginn. Weitere vertragliche und gesetzliche Anforderungen können hinzukommen.

Nutzen Sie dieselben abgestimmten Angaben in Gespräch, Angebotsbriefing und Vertragsunterlagen. Widersprüche zwischen diesen Dokumenten sind ein Signal, die interne Freigabe nochmals zu prüfen.

5. Die Angebotsentscheidung intern dokumentieren

Fassen Sie vor dem Angebot zusammen, warum der ausgewählte Kandidat die vereinbarten Muss-Kriterien erfüllt und welche Punkte offen bleiben. Das verhindert, dass im letzten Schritt neue Anforderungen auftauchen oder Intervieweindrücke die zuvor vereinbarten Kriterien ersetzen.

Bestimmen Sie außerdem eine verantwortliche Person für Rückfragen. Vereinbaren Sie einen realistischen Zeitpunkt für die Rückmeldung und halten Sie alternative Kandidaten respektvoll informiert, ohne eine Zusage vorwegzunehmen.

• Nachweise zu den Muss-Kriterien mit konkreten Interview- oder Referenzbelegen.
• Offene Punkte und die Person, die sie vor Versand klärt.
• Freigabe von Rolle, Vergütung und Vertragsbedingungen durch die zuständigen Stellen.
• Ein Ansprechpartner für fachliche und vertragliche Rückfragen.
• Ein dokumentierter Kommunikationsplan für alle Kandidaten im Abschlussprozess.

6. Abschluss-Checkliste vor dem Angebot

• Startprojekte, Projektphase und erwartete Ergebnisse sind benannt.
• Entscheidungsspielraum, Berichtslinie und Schnittstellen sind geklärt.
• Vergütung, Arbeitsort, Reisen, Arbeitszeit und Eintrittstermin sind intern freigegeben.
• Gespräch, Angebotsbriefing und Vertragsentwurf verwenden dieselben Eckdaten.
• Offene Bedingungen sind ausdrücklich als offen gekennzeichnet.
• Ansprechpartner, Rückmeldezeitpunkt und Kandidatenkommunikation stehen fest.

Ein gutes Angebot ist keine Wiederholung der Stellenanzeige. Es macht das konkrete Mandat und die Bedingungen der Zusammenarbeit verständlich. So können Arbeitgeber und Kandidat offene Punkte vor der Zusage klären und mit einem gemeinsamen Bild der Rolle starten.