Referenzen für Projektentwickler prüfen: Leitfaden für Immobilienunternehmen

1. Zweck, Zeitpunkt und Zustimmung vorab klären

Führen Sie Referenzgespräche erst, wenn die Rolle und die offenen Fragen klar sind. Meist ist der richtige Zeitpunkt nach den fachlichen Interviews und vor der finalen Entscheidung. Dann lässt sich gezielt prüfen, welche Aussage noch bestätigt oder eingeordnet werden muss.

Informieren Sie den Kandidaten, welche Referenz Sie aus welchem Grund kontaktieren möchten. Nutzen Sie die von ihm freigegebenen Kontaktdaten und halten Sie fest, auf welche Position und welche Projekterfahrung sich das Gespräch bezieht.

• Zweck und Umfang der Referenzprüfung schriftlich festlegen.
• Einwilligung oder andere erforderliche Rechtsgrundlage mit HR beziehungsweise Datenschutz klären.
• Name, Funktion und Verhältnis der Referenzperson zum Kandidaten bestätigen.
• Keine aktuellen Arbeitgeber oder Dritte ohne vorherige Freigabe kontaktieren.
• Nur Fragen stellen, die für die konkrete Position relevant sind.

2. Projekt und persönliche Rolle sauber trennen

Ein erfolgreiches Projekt beweist noch nicht, welchen Anteil ein einzelner Projektentwickler daran hatte. Beginnen Sie deshalb mit überprüfbaren Eckdaten: Projekttyp, Standort, Phase, Zeitraum, Teamstruktur und Berichtslinie.

Klären Sie anschließend die persönliche Verantwortung. War die Person für Standortanalyse, Wirtschaftlichkeit, Planung, Genehmigung, Vermarktung oder Übergabe zuständig? Hat sie Entscheidungen vorbereitet, selbst getroffen oder lediglich umgesetzt? Diese Trennung verhindert, dass Teamleistungen unbemerkt einer Einzelperson zugerechnet werden.

• In welcher Projektphase arbeiteten Sie unmittelbar mit der Person zusammen?
• Welche Ergebnisse und Entscheidungen lagen in ihrer eigenen Verantwortung?
• Welche Aufgaben wurden von Vorgesetzten, Fachplanern oder externen Partnern übernommen?
• Wie groß waren Team, Budget- oder Koordinationsumfang?
• Welche Verantwortung wurde im Verlauf des Projekts erweitert oder reduziert?

3. Acht Fragen für ein belastbares Referenzgespräch

Stellen Sie allen Referenzpersonen dieselben Kernfragen. Rückfragen dürfen konkrete Beispiele vertiefen, sollten aber den Bewertungsmaßstab nicht verändern. Bitten Sie um Beobachtungen aus der direkten Zusammenarbeit statt um Vermutungen zur Persönlichkeit.

Notieren Sie, ob eine Aussage auf eigener Beobachtung, auf Projektdokumenten oder auf Informationen Dritter beruht. So bleibt die Aussagekraft der Referenz sichtbar.

• Welche Projektentscheidung hat die Person besonders gut vorbereitet oder gesteuert?
• Wie ging sie mit unvollständigen Standort-, Kosten- oder Terminangaben um?
• Wie machte sie Annahmen, Risiken und notwendige Entscheidungen sichtbar?
• Wie arbeitete sie mit Planung, Behörden, Investment, Bau und Vermarktung zusammen?
• Beschreiben Sie eine Situation, in der sie eine Empfehlung ändern musste.
• Wie zuverlässig waren Dokumentation, Übergaben und Nachverfolgung?
• Welche Art von Führung, Struktur oder Unterstützung half ihr am meisten?
• Für welche Projektphase oder Verantwortung würden Sie die Person erneut einsetzen?

4. Aussagen mit der Auswahl-Scorecard verbinden

Bewerten Sie eine Referenz nicht als separates Ja oder Nein. Ordnen Sie jede relevante Aussage den bereits verwendeten Auswahlkriterien zu. Widersprüche zwischen Lebenslauf, Interview und Referenz sind ein Anlass für Klärung, kein automatischer Ausschluss.

Dokumentieren Sie konkrete Aussagen knapp und sachlich. Vermerken Sie auch, wenn eine Referenzperson einen Bereich nicht beurteilen konnte. Fehlende Beobachtung ist nicht dasselbe wie fehlende Fähigkeit.

• Projektverantwortung: persönlicher Beitrag und Entscheidungsspielraum.
• Kaufmännisches Urteil: Umgang mit Kosten, Erlös, Zeit und Risiko.
• Prozesssteuerung: Prioritäten, Abhängigkeiten und nächste Schritte.
• Stakeholder-Management: Zusammenarbeit und Eskalation.
• Dokumentation: klare Annahmen, Entscheidungen und Übergaben.

5. Datenschutz in Deutschland und der Schweiz berücksichtigen

In Deutschland gelten für personenbezogene Daten unter anderem die Grundsätze der Rechtmäßigkeit, Transparenz, Zweckbindung und Datenminimierung aus Artikel 5 DSGVO. In der Schweiz weist der Eidgenössische Datenschutz- und Öffentlichkeitsbeauftragte ausdrücklich darauf hin, dass Arbeitgeber vor einer Auskunft bei früheren oder aktuellen Arbeitgebern die Zustimmung des Bewerbers einholen müssen und nur stellenrelevante Informationen erfragen dürfen.

Legen Sie deshalb vor dem ersten Referenzgespräch gemeinsam mit HR oder Datenschutz fest, wer kontaktiert werden darf, welche Fragen zulässig und erforderlich sind, wer die Notizen einsehen kann und wann sie gelöscht werden. Bei grenzüberschreitenden Prozessen sollte der konkrete Datenfluss zusätzlich geprüft werden.

• Kandidaten verständlich über Zweck, Kontakt und Umfang informieren.
• Nur erforderliche, positionsbezogene Informationen erheben.
• Zugriff auf Gesprächsnotizen auf den notwendigen Personenkreis begrenzen.
• Ungeprüfte persönliche oder private Angaben nicht in die Auswahl übernehmen.
• Aufbewahrung und Löschung nach dem eigenen Datenschutzprozess festlegen.

Ein gutes Referenzgespräch bestätigt nicht nur Stationen im Lebenslauf. Es zeigt, wie ein Projektentwickler tatsächlich gearbeitet, entschieden und mit anderen Fachbereichen zusammengewirkt hat. Wenn Zweck, Zustimmung, Kernfragen und Dokumentation vorab feststehen, entsteht eine faire und nachvollziehbare zusätzliche Entscheidungsgrundlage.